Las empresas nacionales y globales que amplían su presencia inmobiliaria con frecuencia y siguen estándares bien establecidos conocen los costes reales de implementar sistemas tecnológicos. Están dispuestas a invertir ese dinero sin pensárselo dos veces.

Las empresas que realizan proyectos con menos frecuencia o por primera vez a menudo no desarrollan un presupuesto tecnológico detallado, asumiendo que el presupuesto eléctrico cubre estos costes. Muchas se sorprenden al descubrir que se ha asignado poco o nada de dinero a la tecnología dentro del presupuesto eléctrico. Los propietarios también suelen equiparar el presupuesto tecnológico al coste de los equipos que ven en internet. Muchos sufren un choque al conocer el coste total de implementar realmente los sistemas tecnológicos que imaginan para sus instalaciones. Hemos visto clientes hacer lo imposible para intentar ajustar la realidad a sus expectativas.

Los retrasos en los proyectos y los cambios costosos ocurren como resultado de conceptos erróneos iniciales sobre presupuestos tecnológicos realistas. En este artículo, destacaremos qué puede salir mal cuando no se establece un presupuesto ejecutable en las primeras etapas de un proyecto y cómo TEECOM puede ayudar a evitarlo.

Qué puede salir mal

A menudo se producen uno o más de los siguientes escenarios, lo que afecta negativamente a los presupuestos y cronogramas de los proyectos.

• Sistemas faltantes: Los propietarios recurren a un contratista de diseño y construcción que ofrece un precio bajo por metro cuadrado. Solo al final del proceso de construcción descubren que este precio no incluye seguridad, telecomunicaciones ni sistemas audiovisuales (AV). El propietario intenta entonces añadir estos sistemas a posteriori, y el coste puede superar todo el presupuesto de contingencia del proyecto.
• Seguridad y protección: Los propietarios construyen un proyecto con el presupuesto original que funciona hasta cierto punto. Sin embargo, en términos de seguridad, puede no cumplir con el estándar de cuidado de la industria y crear riesgos para la organización al proporcionar una protección inconsistente.
• Riesgos operativos: Tras revisar una estimación de costes precisa, una parte interesada intenta dividir la diferencia respecto a su presupuesto original; por ejemplo, decidiendo gastar 200.000 $ cuando su presupuesto original era de 50.000 $ y la estimación es de 400.000 $. El resultado es que gastan más dinero del que querían sin lograr la funcionalidad deseada.
• Falta de estandarización: Una organización nacional o global que construye en diferentes grupos de recursos intenta entregar el proyecto de menor coste en cada ubicación. Pueden lograr la funcionalidad deseada y ahorrar algo de dinero. Pero al no estandarizar sus sistemas, se enfrentan a una pesadilla operativa y han trasladado los costes de gestión y mantenimiento de esos sistemas a las oficinas locales.
• Órdenes de cambio: El presupuesto original se utiliza para comenzar la construcción, lo que resulta en órdenes de cambio que, en última instancia, hacen que la implementación sea más costosa, lenta y disruptiva de lo necesario.
• Servicios adicionales: Los propietarios construyen un proyecto con el presupuesto original que no funciona como se esperaba. Se requiere un trabajo de servicios adicionales costoso y disruptivo una vez que el espacio está ocupado.

TEECOM puede ayudar

La implementación exitosa de un proyecto, desde su inicio hasta su cierre, incluye costos que van desde la capacitación y los planos conforme a obra hasta las garantías de software y la retrocomisionamiento. Incluso los estimadores de costos profesionales carecen de las herramientas para evaluar con precisión todos estos costos. Como consultores tecnológicos —quienes seleccionamos el equipo adecuado, diseñamos estos sistemas complejos e integrados y gestionamos su implementación—, conocemos a fondo todos los costos involucrados.

Como mínimo, una conversación sobre presupuestos con TEECOM puede evitar que un proyecto se enfrente a las dificultades descritas anteriormente. Esta conversación puede abordar los siguientes puntos.

• El estándar de atención en la industria: lo que ofrecen los pares de una empresa y con lo que se medirá a la misma.
• Qué funcionalidad desea una empresa de sus sistemas tecnológicos y las formas más rentables de lograr esa funcionalidad.
• Los planes de crecimiento de una empresa y lo que resultará más rentable a lo largo del espacio y el tiempo. Especialmente para organizaciones nacionales y globales, contar con un presupuesto, estándares y centralizar los costos administrativos no solo agiliza las operaciones, sino que también genera poder de compra. Una empresa puede contar con soporte dedicado del fabricante y capacitar a ese equipo.

TEECOM puede proporcionar una Opinión de costos probables de construcción (OPCC), a veces llamada estimación del ingeniero. Proporcionamos OPCC iniciales que suelen tener una precisión del 30 por ciento. A medida que los proyectos avanzan y se dispone de información adicional, actualizamos nuestras OPCC para acercarnos a unos pocos puntos porcentuales, e incluso con mayor precisión en el caso de los sistemas audiovisuales (AV). Si se nos contrata para servicios de diseño y gestión de proyectos, TEECOM puede ayudar a exigir a los contratistas que se mantengan dentro de ese presupuesto y cronograma. Incluso sin contratar a TEECOM, la conversación inicial y la OPCC pueden encaminar el proyecto hacia un éxito más definido.

Un presupuesto verdaderamente ejecutable es invaluable. Es el primer punto de referencia a partir del cual se trazan muchas líneas y se miden las revisiones futuras. Si ese punto está mal ubicado, es fácil desviarse. Tras haber presentado un presupuesto inicial a la dirección, nadie desea volver para decir que el presupuesto real es muchas veces mayor de lo identificado originalmente. Sin embargo, al contar con expertos en la materia que pueden proporcionar una OPCC confiable y ejecutar el proyecto si se desea, esta conversación garantizará un resultado predecible.