Más allá de la actualización: gestión de los costes ocultos de la integración de sistemas hospitalarios

Los centros sanitarios son entornos activos y complejos que no pueden simplemente hacer una "pausa" para una actualización tecnológica. Por consiguiente, la integración de nuevos sistemas con infraestructuras heredadas presenta una serie de desafíos únicos que van mucho más allá de las especificaciones técnicas. Desde bloqueos en las vías de acceso hasta el efecto dominó en los flujos de trabajo del personal, las variables en un entorno hospitalario son inmensas y, a menudo, están ocultas.

Debido a esta complejidad, la diferencia entre una actualización exitosa y un proyecto plagado de retrasos suele reducirse a un solo factor: qué tan bien planifica el equipo ante lo desconocido. Aunque nadie puede predecir todos los obstáculos, comprender los errores comunes de la integración de sistemas heredados es el primer paso para mitigar los riesgos.

Gestión de costes imprevistos en la integración de tecnología sanitaria

Uno de los mayores quebraderos de cabeza al integrar sistemas tecnológicos nuevos y heredados en un hospital son los costes imprevistos que conllevan. Pero, ¿cómo se puede planificar lo inesperado? Nadie puede hacerlo realmente; sin embargo, presupuestar tiempo y dinero para imprevistos durante estos proyectos puede tener un impacto positivo significativo. Los costes inesperados no son una posibilidad, sino una certeza. Contar con un consultor tecnológico durante la fase de planificación inicial ayuda a su equipo a comprender los posibles desafíos, aplicar las lecciones aprendidas en proyectos similares y evitar errores comunes que pueden descarrilar las instalaciones más adelante.

Además, los problemas inesperados pueden afectar a los pacientes y al personal. Por ejemplo, si una organización está actualizando a un nuevo sistema de control de acceso, puede ser necesario utilizar dos tarjetas durante la transición. Esto puede resultar engorroso para el personal, pero si se explican las expectativas con claridad antes del cambio, se pueden suavizar las relaciones. Como otro ejemplo de cómo surgen los costes imprevistos, en este mismo escenario, podría descubrirse, al actualizar la base de datos de control de acceso, que es necesario solucionar problemas en la base de datos anterior antes de proceder con la actualización. Por eso es fundamental presupuestar una partida para imprevistos durante estas actualizaciones.

A continuación, se detallan algunos de los sucesos comunes que hemos observado y que provocan retrasos durante la integración de nuevos sistemas:

• Planos de obra incompletos o inexactos que obligan a recurrir al método de prueba y error al acceder a las vías de instalación.
• Hallazgo de amianto, lo que provoca retrasos en el cronograma para tratar las áreas afectadas.
• Falta de coordinación entre el arquitecto y el consultor de diseño tecnológico.
• Interrupciones para los pacientes y el personal durante la construcción.
• Reticencia de los contratistas a asumir los riesgos asociados con las obras de renovación.
• La ampliación descontrolada del alcance del proyecto crea una brecha entre las partes interesadas y los consultores.
• Encontrarse con proveedores competidores al cambiar de producto, lo que requeriría una coordinación adicional.

En última instancia, establecer expectativas con el equipo de diseño en torno a los presupuestos y cronogramas para imprevistos, y aclarar bajo qué responsabilidad recaería cualquier obra de renovación imprevista, ayudará a aliviar parte del estrés derivado de los costes inesperados durante los proyectos de integración de sistemas nuevos y heredados. Además, comunicarse con el personal y los pacientes durante estas renovaciones es crucial para mantener los flujos de trabajo y garantizar un alto nivel de satisfacción del paciente.

Debida diligencia y estrategias de fases para la integración de sistemas heredados

Al planificar la integración de un sistema nuevo y uno heredado en una instalación, el enfoque inicial debe centrarse en la debida diligencia del sitio y en la planificación por fases. Si los equipos logran acertar en estos dos aspectos, estarán mejor preparados para afrontar los desafíos a medida que surjan.

Cuanto mejor sea el proceso de debida diligencia, menos problemas encontrará el equipo de diseño. Este proceso tiene más éxito cuando las organizaciones involucran al arquitecto, al personal de instalaciones, al departamento de TI, al equipo eléctrico y al consultor de diseño tecnológico en la planificación. Realizar una debida diligencia exhaustiva incluye, entre otras cosas, asegurarse de que el equipo sepa cómo acceder a todas las áreas necesarias para el trabajo del proyecto, identificar a las personas locales que conocen bien las instalaciones y poseen conocimiento institucional, y asignar a una parte responsable de documentar todo esto (idealmente, el consultor de diseño tecnológico). Al hacer esto, el equipo de diseño puede identificar preguntas clave de diseño, tales como:

• ¿Se puede utilizar el cableado existente?
• ¿Hay funciones adicionales de las que no dispondríamos según el tipo de cable?
• ¿Existe una opción de modernización?

Esto permite al propietario evaluar los riesgos, como una menor puntuación de los pacientes y el coste de oportunidad de tener habitaciones fuera de servicio, para determinar si el riesgo compensa el precio de la actualización tecnológica. Asegurarse de incluir esta fase de diligencia debida al inicio del cronograma del proyecto dará los mejores resultados.

Hablando de cronogramas, siempre es práctico prever un margen de maniobra en el presupuesto y el calendario del proyecto para disponer de espacio adicional ante desafíos imprevistos. Un aspecto presupuestario que hemos visto que los propietarios pasan por alto es la necesidad de aumentar los niveles de personal para cubrir más trabajo fuera del horario habitual y presupuestar el consiguiente incremento en los costes laborales.

Por último, asegúrese de planificar la integración por fases. Si se hace con la planificación adecuada, esto puede reducir la carga operativa general de la instalación. Una experiencia unificada para las personas que reciben formación sobre los nuevos sistemas es uno de los puntos críticos más importantes con los que se ha encontrado nuestro equipo. El objetivo principal debe ser evitar formar al personal nuevo o trasladado en un sistema antiguo en una unidad, para que luego vayan a otra unidad con el sistema nuevo. Una solución es utilizar superposiciones de software que funcionen tanto con hardware nuevo como antiguo para minimizar la necesidad de aprender múltiples sistemas. Utilizar las instalaciones existentes como proyectos piloto y campos de entrenamiento también es una excelente manera de realizar las actualizaciones por fases. Al actualizar metódicamente unidad por unidad o piso por piso, la instalación puede cumplir con el nuevo plan de formación y evitar una capacitación improvisada, lo que elevaría los costes.

Optimización de los flujos de trabajo del personal de enfermería y satisfacción del paciente

Es importante tener en cuenta a todas las partes interesadas de la instalación al planificar qué actualizaciones incluir en un proyecto. Por ejemplo, ¿actualizar el sistema de llamada de enfermería, el RTLS, la cobertura WiFi o la megafonía tendría un impacto positivo sustancial en el flujo de trabajo del personal? Una de las nuevas funciones que hemos visto en los sistemas de megafonía es la capacidad de controlar los niveles de ruido en altavoces individuales gracias a conexiones IP independientes. Otra característica que hemos visto que los propietarios consideran es tener botones de pánico portátiles para el personal conectados al sistema RTLS en lugar de tenerlos conectados a los escritorios.

Al implementar actualizaciones, también se debe considerar la satisfacción del paciente. ¿Existen medidas de satisfacción del paciente en las que la instalación quiera invertir específicamente? Las más comunes incluyen máquinas de cancelación de ruido para ayudar a mitigar el ruido durante la construcción. Estas medidas pueden ser costosas, pero si se incluyen en el presupuesto de antemano, resultan menos sorprendentes y, en cambio, demuestran una planificación cuidadosa.

Una integración que prioriza a las personas

Integrar sistemas heredados y nuevos es un acto de equilibrio que requiere que los líderes del proyecto miren más allá del hardware. Requiere una visión holística que considere la interrupción en los suelos, el impacto del ruido en los pacientes y la curva de aprendizaje del personal. Por ello, un enfoque por fases es la única forma práctica de gestionar el descubrimiento, la formación y esos inevitables "desconocidos" sin abrumar sus operaciones.

A medida que se acerca el cierre del proyecto, recuerde que el trabajo no termina en el "Día 2". Los proyectos más exitosos son aquellos que dejan un legado de claridad: documentación detallada, instrucciones claras en las estaciones de trabajo y una mentalidad de "formar al formador" que mantiene el sistema viable a largo plazo. Al tomarse el tiempo necesario para realizar una diligencia debida adecuada y establecer expectativas realistas, se asegura de que las actualizaciones tecnológicas respalden el elemento más importante del hospital: las personas que trabajan en él.

Si está planificando una integración de sistemas y desea profundizar en los detalles de su próximo proyecto de infraestructura tecnológica, visite nuestra página de contacto hoy mismo para iniciar una conversación con uno de nuestros expertos en atención sanitaria.