A lo largo de mi carrera en consultoría tecnológica, me he encontrado usando o respondiendo al término «flexible» para describir una tecnología, un espacio o incluso una instalación completa. Es uno de esos términos comodín, como «colaborativo» o «de vanguardia», que parecen inherentemente positivos. Todo el mundo quiere ser flexible. Pero, ¿qué entendemos exactamente por flexibilidad en el diseño?

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Si le preguntas a quien utiliza el término, obtendrás cien respuestas distintas. En arquitectura, he oído usar «flexible» para referirse a:

• Multiuso, o un espacio que permite realizar diversos tipos de actividades;
• Reutilizable, o transformable para diferentes casos de uso;
• Divisible / redimensionable, como en auditorios con paredes móviles;
• «Espacio industrial o de oficinas con zonificación ligera»;
• Espacio de oficina sin puestos asignados (también conocido como «entorno de trabajo ágil»).

En el mundo tecnológico, flexible puede significar:

• Un dispositivo o programa que puede utilizarse para múltiples fines (una tableta que también funciona como portátil);
• Una infraestructura informática compatible con muchos tipos diferentes de dispositivos finales;
• Una infraestructura de red capaz de gestionar capacidades de datos cambiantes;
• Un diseño que incorpora técnicas de «preparación para el futuro», como redundancia o espacio de expansión;
• Infraestructura modular o escalable.

Analizando la flexibilidad en el diseño

Es evidente que la definición de flexibilidad también variará según el sector. La infraestructura tecnológica para un cliente del sector sanitario tendrá medidas de flexibilidad distintas a las de un espacio con una descripción similar en un museo.

Llegados a este punto, resulta tentador descartar el término por considerarlo vagamente inútil. Sin embargo, he descubierto que cuando un cliente utiliza este término, surge una oportunidad. Los clientes suelen tener una visión específica de las actividades que quieren que el espacio pueda albergar y del efecto que desean que dicho espacio tenga en sus operaciones organizativas y en su cultura. Lo que falta es el elemento que conecta ambos aspectos: el proceso.

Al desglosar lo que el cliente entiende por flexibilidad a través de múltiples niveles centrados en estas actividades específicas, es posible desarrollar una definición única para el proyecto. Utilizo una herramienta que llamo “Personas - Espacio - Proceso - Paradigma”.

Personas: ¿Quiénes son los usuarios del espacio y de la tecnología? ¿Cuáles son las cifras y los patrones asociados a ello (flujo de trabajo, tamaño de los grupos de colaboración)? ¿Cuál es el “estilo” de los usuarios? ¿Son usuarios pioneros y expertos en tecnología, o son usuarios ocasionales?

Espacio: ¿Dónde se utiliza la tecnología? No solo la experiencia tecnológica dentro de la sala, sino también fuera de ella, y cómo se vinculan ambas. ¿Qué aspectos de diseño físico debe tener el espacio para crear la mejor experiencia de usuario tecnológico? ¿Qué herramientas debe proporcionar el espacio?

Proceso: “¿Qué actividades se llevan a cabo en el espacio?”. Aquí es donde realmente intento profundizar. A menudo, un arquitecto responde por el cliente: “Ah, sí, hacen videoconferencias”. Bien, ¿qué datos necesitan compartir? ¿Escriben en una pizarra? ¿Comparten principalmente hojas de cálculo? Necesitarás una tecnología diferente para colaborar si eres, por ejemplo, un equipo de activos de petróleo y gas que si trabajas en el sector sanitario.

Paradigma: ¿Qué le frustra hoy en día? ¿Qué le dificulta hacer su trabajo? ¿Cómo sería la interacción ideal?

Por ejemplo, el cliente dice que quiere un “espacio de reuniones flexible”. En lugar de preguntar simplemente “cuántas personas”, hablemos del estilo de reunión de su organización, del tamaño de su equipo directivo, de su equipo de ventas... ¿se reúnen todos juntos o algunos están en remoto? ¿Qué funciona y qué no funciona ahora mismo en cuanto a la cultura interna de comunicación de la organización? ¿Qué está cambiando en la organización? ¿Qué herramientas les faltan?

No sigo una lista de preguntas preestablecida; es un viaje y voy marcando esos puntos a medida que avanzamos. El objetivo es desarrollar un diseño centrado en el usuario. Una vez que la visión es clara, el diseño puede guiarse por ella y el éxito puede medirse en función de la misma.

Y todo empieza cuando te dicen: “Necesitamos algo flexible”. Es responsabilidad del diseñador desglosar lo que significan estos términos (escalable, de última generación), ya que el cliente los da por entendidos.

Desglosar el significado de “flexible” debe hacerse antes de la ingeniería. Si no informamos a la ingeniería, no entregaremos lo que el cliente realmente necesita. En eso soy bastante inflexible.