En tant qu'entreprise concevant des systèmes technologiques qui ont un impact direct sur le quotidien professionnel de nos clients, TEECOM est parfaitement consciente que la collaboration virtuelle est l'avenir. Les architectes et les ingénieurs poursuivent depuis longtemps le rêve d'un bureau sans papier avec enthousiasme, mais les processus industriels liés à l'annotation des plans de construction rendent cet objectif difficile à atteindre. Il y a environ cinq ans, l'équipe technique de TEECOM a décidé de passer des révisions sur papier et des corrections manuelles au format électronique. Malheureusement, le logiciel que nous utilisions à l'époque ne disposait pas d'outils d'annotation adéquats et son utilisation était frustrante.

Nous avons décidé d'adopter Bluebeam Revu, un outil conçu spécifiquement pour l'édition, la collaboration et l'annotation de fichiers PDF. La possibilité d'annoter collaborativement des jeux de plans a complètement transformé nos processus de conception, de révision et de production, nous amenant même à modifier le matériel utilisé à nos postes de travail. Notre nouveau processus électronique est bien plus productif et collaboratif que notre ancienne méthode sur papier.

Comment nous avons migré la collaboration vers le cloud

Le processus initial de révision sur papier de TEECOM étant fastidieux et chronophage, nous ne tracions les plans pour annotation que quelques fois par phase. Nous utilisions différentes couleurs de stylo (rouge pour les ajouts, vert pour les suppressions et bleu pour les commentaires) et imprimions plusieurs jeux, chaque ingénieur annotant son propre exemplaire pour sa discipline. Il fallait une semaine aux ingénieurs pour annoter les plans, puis une autre semaine à notre équipe de production pour intégrer ces annotations dans Revit. Le problème avec cette méthode était que les ingénieurs ne transmettaient pas les annotations à la production avant d'avoir terminé. Il était indispensable d'avoir l'ensemble du jeu sous les yeux pour vérifier la cohérence globale, ce qui obligeait à passer constamment d'un plan à l'autre.

Une fois les annotations terminées, les plans étaient séparés et distribués à l'équipe de production. Nous avions des jeux d'annotations distincts pour les télécoms, la sécurité et l'audiovisuel, bien que les plans aient été créés en tant que package technologique combiné. Nous avons constaté que nos ingénieurs annotaient les mêmes informations dans leurs jeux respectifs, ce qui amenait notre équipe de production à intervenir sur des éléments déjà corrigés. Il était également difficile de savoir qui avait créé une annotation et qui l'avait intégrée dans Revit. En l'absence de piste d'audit, il était complexe de déterminer pourquoi une annotation n'avait pas été prise en compte dans les plans.

L'archivage des feuilles annotées était un défi. Nous avions mis en place un processus de numérisation des copies papier, mais il restait laborieux. Une fois Bluebeam Revu testé, acheté et déployé auprès de l'équipe technique, nous avons essentiellement reproduit le processus décrit ci-dessus, mais de manière électronique. Cela nous a permis de suivre qui créait les annotations et qui les traitait en production, mais nous étions toujours confrontés au problème de la multiplication des annotations par chaque ingénieur. L'équipe de production devait toujours attendre que l'ingénieur termine ses annotations et libère le fichier PDF avant de pouvoir les intégrer dans Revit.  

Un autre problème était qu'une seule personne de l'équipe de production pouvait ouvrir le fichier PDF et marquer les éléments comme terminés, car le fichier était verrouillé par l'utilisateur qui l'avait ouvert. L'adoption de ce processus a été limitée en raison de ces contraintes, et il restait difficile de réviser un plan en taille réelle sur les deux écrans de 23 pouces que nous utilisions à chaque bureau. Il fallait zoomer pour voir les détails. Nous avons été très enthousiastes lorsque Bluebeam a lancé Bluebeam Studio, qui a résolu la plupart de nos problèmes et nous a permis de transformer radicalement nos méthodes de travail. Bluebeam Studio fonctionne de manière similaire à Google Docs : plusieurs utilisateurs peuvent travailler sur le même document simultanément. Désormais, nous pouvons imprimer un jeu de plans pour annotation et le transférer dans le cloud. C'est ce qu'on appelle une session Studio. Tous les ingénieurs peuvent annoter le même document en même temps, et toute l'équipe de production peut voir les annotations instantanément.

Nous avons conservé les mêmes codes couleur qu'auparavant. Désormais, au lieu de prendre au moins deux semaines pour boucler un cycle d'annotation et de production, nous avons réduit ce délai à une semaine. L'équipe de production peut commencer à travailler sur les annotations immédiatement, et les ingénieurs peuvent voir les annotations de chacun, évitant ainsi les doublons. Notre équipe de production utilise un filtre dans Bluebeam pour identifier les annotations déjà traitées et celles qui restent à faire. Le logiciel garde une trace de l'auteur de l'annotation et de la personne qui l'a intégrée en production, ce qui nous permet d'archiver la session d'annotation.

Ce nouveau processus nous a permis d'effectuer beaucoup plus de cycles d'annotation par livrable qu'avec la méthode papier. En fait, sur certains de nos projets d'envergure, une session Bluebeam Studio reste ouverte en permanence pour permettre aux ingénieurs d'annoter. Nous appelons cela des sessions Studio continues. Nous parvenons à une meilleure conception avec moins de retouches, car nous progressons par petites étapes vers le livrable final. Bluebeam nous permet également de suivre le nombre d'annotations restantes dans la session ; à l'approche des échéances, nous disposons ainsi des données nécessaires pour décider si nous devons renforcer l'équipe de production. Nous avons remanié nos procédures de conception et de contrôle qualité pour intégrer ce processus dans notre flux de travail. Nous avons ajouté une quatrième couleur, le violet, pour les commentaires entre ingénieurs. Nous utilisons également la fonction d'alerte, qui crée essentiellement une tâche associée à une annotation.  

Bluebeam envoie par e-mail un instantané de la tâche et un lien hypertexte à la personne alertée. Il lui suffit de cliquer sur le lien dans l'e-mail pour ouvrir Bluebeam et accéder directement au plan et à la vue concernés afin de traiter le point rapidement. Une fois que nous avons tous adopté ce processus, nous avons réalisé que nos deux écrans de 23 pouces ne suffisaient plus. Nous avons équipé tout le personnel technique d'écrans 4K de 43 pouces, ce qui nous permet de réviser un plan en taille réelle et d'en voir les détails sans avoir à zoomer.

Amélioration continue

Nous cherchons constamment des moyens d'exploiter Bluebeam et ce processus pour accroître notre productivité et concevoir de meilleurs projets. Nous développons actuellement une méthode pour extraire les données des annotations d'examen technique et de contrôle qualité, que nous intégrerons dans une base de données. Cela nous permettra de suivre les erreurs récurrentes de nos ingénieurs et de nos équipes de production, afin de cibler intelligemment nos formations sur ces points précis.

Le passage d'une collaboration physique à une collaboration virtuelle exige une attention particulière à chaque étape du processus. Notre expérience avec Bluebeam Studio nous a appris beaucoup sur la relation entre les environnements virtuels et physiques ; des enseignements que nous appliquerons à nos projets clients tout en continuant à optimiser nos méthodes de livraison.