Colaboración: Un giro inesperado

La colaboración puede ser una experiencia enriquecedora y satisfactoria. Un líder dinámico puede motivar a un grupo de personas comprometidas y obtener un resultado mucho mayor que la suma de sus partes. Desde los albores de la humanidad hasta hace poco, la colaboración era una actividad presencial. Luego llegó el correo postal, que trajo consigo un medio para interactuar con colaboradores remotos, aunque con niveles variables de retraso e incertidumbre. Demos un salto al presente. La mayoría de nosotros llevamos dispositivos durante nuestra jornada laboral y personal que permiten la comunicación y colaboración en tiempo real, cara a cara, prácticamente a cualquier distancia de nuestros colaboradores. En este blog, analizaremos cómo trabajamos juntos virtualmente hoy y qué le depara el futuro a la colaboración remota.

El estado actual de la colaboración remota

Me maravilla la velocidad del progreso en lo que cada vez llamamos menos videoconferencia. A principios del siglo XXI, las videollamadas requerían equipos especiales, requisitos de sala inusuales y líneas de comunicación dedicadas; todo ello con un gran coste y complejidad. Ahora, usamos nuestros teléfonos, portátiles y tabletas para una comunicación virtual casi tan buena como la presencial. A menos, claro está, que intentemos usar una herramienta para una tarea para la que no fue diseñada específicamente. Tomemos, por ejemplo, la práctica común de usar una herramienta de colaboración web como Zoom, WebEx o BlueJeans en un portátil. Estas, y la mayoría de sus competidoras, hacen un trabajo aceptable conectando a un individuo con otra persona o incluso con un grupo. La mayoría de las cámaras de los portátiles son lo suficientemente buenas para transmitir imágenes aceptables de una persona a sus colaboradores.

El audio es otro tema: muchos espacios de trabajo no son lugares adecuados para usar el altavoz y el micrófono integrados de un portátil (o tableta o teléfono). Los portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes también se usan habitualmente en salas de conferencias. Esa no es una experiencia perfecta, ¿verdad? Incluso los más expertos en tecnología entre nosotros necesitamos unos minutos al inicio de las reuniones para tener todo enchufado, encendido, seleccionado y conectado. Existen alternativas al enfoque basado en BYOD (trae tu propio dispositivo) que acabo de describir.

En lugar de depender de los dispositivos de los usuarios, podemos diseñar sistemas dedicados a la sala de reuniones que permitan a los usuarios simplemente entrar, pulsar un botón y comenzar su reunión. Estos sistemas de colaboración/comunicación, ya sean basados en BYOD o dedicados al espacio de reunión, dependen de micrófonos para captar las voces de las personas, altavoces para reproducir las voces de los colaboradores en el otro extremo, cámaras para capturar los rostros de los participantes y pantallas. Cada uno de estos elementos está preparado para mejorar sustancialmente en un futuro próximo.

Colaboración remota: Mejoras en el horizonte

Muchas de las mejoras continuas en la experiencia de colaboración remota provienen de la automatización, los sistemas de sonido, las cámaras y las pantallas. ¿Qué mejoras podemos esperar de ellos?

Automatización

Si iniciar una reunión requiere más que pulsar un solo botón, es demasiado complicado. De hecho, las reuniones de un solo toque ya están disponibles hoy en día, aunque con algunas limitaciones. Las reuniones de un solo toque, o mejor aún, de cero toques, son el futuro de la colaboración remota sin fricciones. La automatización que TEECOM está diseñando permitirá que la sala de conferencias que reservaste sepa cuándo entras. Cuando lo hagas, dependiendo de tus preferencias, podría iniciar la reunión simplemente porque estás allí. O podría avisarte por voz, preguntándote si estás listo para comenzar. Si no te sientes cómodo con los altavoces inteligentes en un entorno de oficina —y muchas personas razonables no lo están—, el sistema podría avisarte por voz o en la pantalla de la sala, pidiéndote que hagas clic en un solo botón para comenzar tu reunión,

Sistema de sonido

El mismo micrófono que escucha tu voz y la de tus colegas también hace un buen trabajo captando el sonido de tu rápido tecleo y los dulces tonos de la bolsa de patatas que tu compañero de marketing está abriendo. Los micrófonos, y los componentes electrónicos que procesan sus señales, están cambiando para hacer frente a estos desafíos acústicos. El micrófono ideal escucharía solo las voces de los participantes de la reunión como si estuviera justo frente a sus caras, e ignoraría todos los demás sonidos. Este rechazo de los sonidos que no son voces es importante por un par de razones. Cuando alguien nos habla en una sala de conferencias, primero escuchamos su voz directamente desde su boca a nuestros oídos. Una fracción de segundo después, escuchamos los reflejos de ese sonido rebotando en las superficies de la sala.

Nuestro cerebro es, por lo general, muy bueno ignorando el sonido rebotado y extrayendo información del sonido directo. Pero cuanto más sonido rebotado debe ignorar nuestro cerebro, más esfuerzo mental dedicamos a la decodificación. Cuanto mayor es el esfuerzo cognitivo que invertimos en descifrar el habla, menos capacidad cerebral nos queda para pensar realmente en lo que se está diciendo. Es posible que haya experimentado este fenómeno usted mismo; tal vez cuando un participante de una reunión llamó desde un lugar ruidoso, como un coche. Las salas de conferencias con mucho cristal generan gran parte de este sonido rebotado. Ya conoce la palabra para definirlo: reverberación. Los sistemas de sonido que escuchan únicamente las fuentes de voz —las personas— y rechazan el sonido de otras partes de la sala ayudan a ofrecer un audio más claro y menos confuso a los oyentes remotos. Los micrófonos están mejorando en este aspecto y podemos esperar que sean aún mejores en el futuro. El eco durante las reuniones es una distracción terrible. Desde hace algún tiempo, los sistemas de sonido han mejorado su capacidad para reducir el eco; ¡qué alivio! ¿Qué pasaría si los sistemas de sonido también pudieran distinguir entre el habla, el tecleo de un ordenador y el crujido de una bolsa de patatas, y disminuir o eliminar esas distracciones? Estas también son mejoras que podemos esperar.

Cámara

Todo lo que acabo de decir sobre el micrófono perfecto (que se centra en las personas e ignora todo lo demás) se aplica a la cámara ideal. Imagine un escenario típico en una sala de conferencias: aunque la sala es lo suficientemente grande para ocho personas, solo hay cuatro. ¿No sería fantástico que la cámara de la sala ajustara automáticamente su campo de visión para incluir solo a los participantes, en lugar de la parte vacía de la sala? ¿Qué hay de una cámara que cubre un grupo grande, digamos diez o más personas? Si la razón por la que usamos cámaras es para ver las expresiones faciales de las personas con las que conversamos o a las que presentamos, ¿conseguimos eso con una cámara que abarca a todo un grupo?

Actualmente no tenemos una forma fiable de dirigir automáticamente una cámara hacia la persona que está hablando en ese momento. Hemos ideado algunas soluciones excelentes para este desafío, tanto para el mundo corporativo como para el educativo, pero ninguna que responda a esta necesidad persistente. Hay destellos de esperanza en el mundo de las cámaras automáticas. Aunque todavía es pronto, ya existen cámaras que reencuadran automáticamente la parte ocupada de una sala de conferencias— por lo general. Y existen formas de hacer que un sistema audiovisual apunte con una cámara al interlocutor actual —a veces. Espere que ambas capacidades se conviertan en algo habitual en el futuro.

Pantalla

¿Qué está ocurriendo en el ámbito de las pantallas? ¿Hacia dónde se dirigen? Sabemos que, salvo en ciertos tipos de espacios específicos, los sistemas de proyección están dando paso a alternativas de visión directa más brillantes, como las pantallas LED. Y sabemos que estas pantallas son cada vez más brillantes y ofrecen niveles de detalle cada vez mayores. ¿Es eso todo lo que podemos esperar de los sistemas de visualización: una tendencia hacia una nitidez de imagen infinita y un brillo que rivalice con el sol? En muchos casos, eso está muy bien. Queremos que las imágenes que presentamos, o el vídeo de los colaboradores remotos, sean lo más indistinguibles posible de la realidad. ¿Qué más podría deparar el futuro de las tecnologías de visualización?

‍La RV (realidad virtual) y la RA (realidad aumentada) están empezando a aprovecharse para la colaboración remota. ¿Qué pasaría si, en lugar de dejar su escritorio para ir a la sala de conferencias Yeti, a 20 minutos a pie, pudiera ponerse unas gafas de RV y ser transportado a una sala de conferencias virtual? ¿Cómo sería para un presentador —o un profesor— llevar a un grupo a un edificio virtual en 3D, o a una esfinge, o a la oreja de un conejo, o a la superficie de Venus, o a una molécula, en lugar de presentar estas cosas en una pantalla? Gire a su derecha y ahí está su colega de Recursos Humanos, que casualmente está sentado en una oficina a mil kilómetros de distancia. A su izquierda se sienta una nueva incorporación, así que usted y ella tienen una rápida charla privada para empezar a conocerse. ¿Qué harían las reuniones virtuales con la necesidad de salas de conferencias y aulas? ¿Qué impacto tendrían en el tiempo perdido al iniciar las reuniones? ¿Cómo afectarían a la sensación de aislamiento que puede sentir una persona en una oficina en casa? El futuro de la RV —no solo de las pantallas— tiene mucho que ofrecer a la experiencia de colaboración remota. No hace falta mucha imaginación para ver cómo la RV se vuelve esencial para la colaboración remota de formas que ni siquiera hemos imaginado.

Resumen

Las personas son sociales, y el componente social de la colaboración nos ayuda a definir las tecnologías para los espacios de reunión y educación. Las tecnologías que hacen un mejor trabajo a la hora de salvar las distancias entre los colaboradores permiten una mayor productividad y una colaboración más agradable. Algunas de estas tecnologías están en nuestras manos hoy, mientras que otras están justo fuera de nuestro alcance, por ahora. La capacidad de la RV para permitir que los grupos —incluso los dispersos geográficamente— exploren conjuntamente espacios imaginados, distantes o históricos, permitirá formas fundamentalmente diferentes de trabajar y aprender juntos. Mientras seguimos diseñando espacios de colaboración para las realidades actuales, mantenemos la vista en el horizonte tecnológico para incorporar nuevas ideas y nuevas formas de trabajar juntos.