Collaboration : Changement de cap

La collaboration peut être une expérience riche et gratifiante. Un leader dynamique peut mobiliser un groupe de personnes engagées et obtenir un résultat bien supérieur à la somme des contributions individuelles. Depuis l'aube de l'humanité et jusqu'à une époque récente, la collaboration était une activité en présentiel. Puis le courrier postal est apparu, offrant un moyen d'interagir avec des collaborateurs distants, bien qu'avec des délais et des incertitudes variables. Faisons un bond jusqu'à aujourd'hui. La plupart d'entre nous transportent au quotidien des appareils permettant une communication et une collaboration en temps réel, en face à face, quelle que soit la distance nous séparant de nos collaborateurs. Dans ce blog, nous examinerons comment nous travaillons ensemble virtuellement aujourd'hui et ce que l'avenir réserve à la collaboration à distance.

L'état actuel de la collaboration à distance

Je suis émerveillé par la rapidité des progrès dans ce que nous appelons de moins en moins la visioconférence. Au début du XXIe siècle encore, les appels vidéo nécessitaient un équipement spécial, des configurations de salle inhabituelles et des lignes de communication dédiées, ce qui engendrait beaucoup de coûts et de complexité. Aujourd'hui, nous utilisons nos téléphones, ordinateurs portables et tablettes pour des communications virtuelles presque aussi efficaces qu'un échange en face à face. À moins, bien sûr, d'essayer d'utiliser un outil pour une tâche pour laquelle il n'a pas été spécifiquement conçu. Prenons, par exemple, la pratique courante consistant à utiliser un outil de collaboration web comme Zoom, WebEx ou BlueJeans sur un ordinateur portable. Ces outils, comme la plupart de leurs concurrents, font un travail acceptable pour connecter un individu avec une autre personne ou même un groupe. La plupart des caméras d'ordinateurs portables sont suffisamment performantes pour transmettre des images acceptables d'une personne à ses collaborateurs.

L'audio est une autre paire de manches : de nombreux espaces de travail ne sont pas adaptés à l'utilisation du haut-parleur et du microphone intégrés d'un ordinateur portable (ou d'une tablette ou d'un téléphone). Les ordinateurs portables, tablettes et smartphones sont également couramment utilisés dans les salles de conférence. Ce n'est pas une expérience sans faille, n'est-ce pas ? Même les plus technophiles d'entre nous ont besoin de quelques minutes au début des réunions pour tout brancher, allumer, sélectionner et connecter. Il existe des alternatives à l'approche BYOD (apportez votre propre appareil) que je viens de décrire.

Au lieu de dépendre des appareils des utilisateurs, nous pouvons concevoir des systèmes dédiés à la salle de réunion qui permettent aux utilisateurs d'entrer simplement dans une pièce, d'appuyer sur un bouton et de commencer leur réunion. Ces systèmes de collaboration/communication, qu'ils soient basés sur le BYOD ou dédiés à l'espace de réunion, dépendent de microphones pour capter les voix, de haut-parleurs pour reproduire celles des collaborateurs distants, de caméras pour capturer les visages et d'écrans. Chacun de ces éléments est sur le point de s'améliorer considérablement dans un avenir proche.

Collaboration à distance : des améliorations à l'horizon

Bon nombre des améliorations en cours dans l'expérience de collaboration à distance proviennent de l'automatisation, des systèmes audio, des caméras et des écrans. Quelles améliorations pouvons-nous attendre de ces technologies ?

Automatisation

Si le démarrage d'une réunion nécessite plus qu'une simple pression sur un bouton, c'est qu'il est trop complexe. En fait, les réunions à une seule pression existent déjà, avec quelques limites. Les réunions à une seule pression, ou mieux encore, sans aucune pression, sont l'avenir de la collaboration à distance sans friction. L'automatisation que TEECOM conçoit permettra à la salle de conférence que vous avez réservée de savoir quand vous entrez. Lorsque vous le faites, selon vos préférences, elle pourrait lancer la réunion simplement parce que vous êtes là. Ou bien, elle pourrait vous solliciter vocalement pour vous demander si vous êtes prêt à commencer. Si vous n'êtes pas à l'aise avec les enceintes intelligentes dans un environnement de bureau — et beaucoup de personnes raisonnables ne le sont pas — le système pourrait vous solliciter vocalement ou via l'écran de la salle, en vous demandant de cliquer sur un seul bouton pour commencer votre réunion.

Système audio

Le même microphone qui capte votre voix et celle de vos collègues fait également un très bon travail pour capter le bruit de votre frappe rapide au clavier et les sons mélodieux du paquet de chips que votre collègue du marketing est en train d'ouvrir. Les microphones, ainsi que l'électronique qui traite leurs signaux, évoluent pour faire face à ces défis acoustiques. Le microphone idéal n'entendrait que les voix des participants à la réunion, comme s'il était placé juste devant leurs visages, et ignorerait tous les autres sons. Ce rejet des bruits non vocaux est important pour plusieurs raisons. Lorsque quelqu'un nous parle dans une salle de conférence, nous entendons d'abord sa voix directement de sa bouche à nos oreilles. Une fraction de seconde plus tard, nous entendons les réflexions de ce son rebondissant sur les surfaces de la pièce.

Notre cerveau est généralement très doué pour ignorer les sons réfléchis et extraire les informations du son direct. Mais plus il y a de sons réfléchis à ignorer, plus l'effort mental de décodage est important. Plus cet effort cognitif est soutenu, moins il reste de ressources cérébrales pour réfléchir au contenu du message. Vous en avez peut-être fait l'expérience vous-même, par exemple lorsqu'un participant à une réunion appelle depuis un environnement bruyant, comme une voiture. Les salles de conférence vitrées génèrent beaucoup de ces réflexions sonores. Vous connaissez déjà le terme : la réverbération. Les systèmes audio qui se concentrent uniquement sur les sources sonores — les personnes — et rejettent les sons provenant d'autres zones de la pièce permettent d'offrir un son plus clair et moins confus aux interlocuteurs distants. Les microphones s'améliorent à cet égard, et nous pouvons nous attendre à ce qu'ils deviennent encore plus performants à l'avenir. L'écho lors des réunions est une distraction majeure. Depuis quelque temps, les systèmes audio sont de plus en plus efficaces pour réduire l'écho, quel soulagement ! Et si ces systèmes pouvaient également distinguer la voix humaine du bruit d'un clavier ou du froissement d'un paquet de chips pour atténuer ou éliminer ces nuisances ? Ce sont là aussi des améliorations que nous pouvons anticiper.

Caméra

Tout ce que je viens de dire au sujet du microphone idéal (se concentrer sur les personnes, ignorer le reste) s'applique également à la caméra parfaite. Imaginez une situation classique en salle de conférence : la salle peut accueillir huit personnes, mais seules quatre sont présentes. Ne serait-il pas idéal que la caméra ajuste automatiquement son champ de vision pour ne cadrer que les participants, plutôt que de filmer les sièges vides ? Qu'en est-il d'une caméra couvrant un grand groupe, disons dix personnes ou plus ? Si nous utilisons des caméras pour percevoir les expressions faciales de nos interlocuteurs, est-ce vraiment efficace avec un plan large sur tout le groupe ?

Nous ne disposons actuellement d'aucun moyen fiable pour diriger automatiquement une caméra vers la personne qui prend la parole. Nous avons trouvé d'excellentes solutions pour relever ce défi, tant dans le monde de l'entreprise que dans celui de l'éducation, mais aucune ne répond totalement à ce besoin persistant. Il existe toutefois des signes encourageants dans le domaine des caméras automatiques. Bien que nous n'en soyons qu'aux prémices, il existe désormais des caméras qui recadrent automatiquement sur la partie occupée d'une salle de conférence— la plupart du temps. Il existe également des moyens pour qu'un système audiovisuel pointe une caméra vers l'interlocuteur actif — parfois. Attendez-vous à ce que ces deux fonctionnalités deviennent courantes à l'avenir.

Affichage

Que se passe-t-il dans le domaine des écrans et vers quoi nous dirigeons-nous ? Nous savons qu'à l'exception de certains espaces spécifiques, les systèmes de projection laissent place à des alternatives à vision directe plus lumineuses, comme les écrans LED. Nous savons également que ces écrans gagnent en luminosité et offrent des niveaux de détail toujours plus élevés. Est-ce tout ce que nous pouvons attendre des systèmes d'affichage : une course infinie vers la netteté et une luminosité rivalisant avec le soleil ? Dans bien des cas, cela suffit. Nous voulons que les images présentées, ou la vidéo de nos collaborateurs distants, soient aussi proches que possible de la réalité. Que nous réserve l'avenir des technologies d'affichage ?

‍La VR (réalité virtuelle) et la RA (réalité augmentée) commencent à être exploitées pour la collaboration à distance. Et si, au lieu de quitter votre bureau pour vous rendre dans la salle de conférence Yeti, située à 20 minutes de marche, vous pouviez enfiler un casque VR et être transporté dans une salle de réunion virtuelle ? Que ressentirait un présentateur — ou un enseignant — en emmenant un groupe dans un bâtiment virtuel en 3D, devant un sphinx, une oreille de lapin, à la surface de Vénus ou au cœur d'une molécule, plutôt que de présenter ces éléments sur un écran ? Tournez la tête à droite, et vous y trouvez votre collègue des ressources humaines, qui travaille pourtant dans un bureau situé à des milliers de kilomètres. À votre gauche se trouve une nouvelle recrue ; vous pouvez ainsi engager une brève discussion privée pour faire connaissance. Quel impact les réunions virtuelles auraient-elles sur le besoin en salles de conférence et en salles de classe ? Quelle serait leur influence sur le temps perdu au démarrage des réunions ? Comment atténueraient-elles le sentiment d'isolement que peut ressentir une personne en télétravail ? L'avenir de la VR — et pas seulement des écrans — promet beaucoup pour l'expérience de collaboration à distance. Il n'est pas difficile d'imaginer la VR devenir essentielle à la collaboration à distance de manières que nous n'avons pas encore imaginées.

Résumé

L'être humain est un animal social, et cette dimension sociale de la collaboration nous aide à définir les technologies adaptées aux espaces de réunion et d'éducation. Les technologies qui parviennent à mieux combler la distance entre les collaborateurs favorisent une meilleure productivité et une collaboration plus agréable. Certaines de ces technologies sont déjà entre nos mains, tandis que d'autres sont encore hors de portée — pour le moment. La capacité de la VR à permettre à des groupes — même géographiquement dispersés — d'explorer ensemble des espaces imaginaires, lointains ou historiques, ouvrira la voie à des méthodes de travail et d'apprentissage fondamentalement différentes. Tout en continuant à concevoir des espaces de collaboration adaptés aux réalités d'aujourd'hui, nous gardons les yeux rivés sur l'horizon technologique pour intégrer de nouvelles idées et de nouvelles façons de travailler ensemble.