Para optimizar el lugar de trabajo híbrido, recopile datos desde el primer día

A estas alturas, hemos oído hablar mucho sobre el entorno laboral híbrido y en qué consistirá. Las organizaciones se enfrentan a dos grandes interrogantes: cuánto espacio físico de oficina necesitan y cómo deberían dividir ese espacio entre diversos usos (puestos de trabajo flexibles, salas de conferencias, espacios de colaboración). La única forma de responder a estas preguntas con certeza es comenzar con una configuración experimental y recopilar datos sobre cómo la utiliza el personal, con la intención de optimizarla con el tiempo.

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Por qué son importantes los datos

Los datos de uso revelarán si la organización necesita más espacio de oficina o si podría reducir su huella inmobiliaria, así como la forma de ajustar la combinación de usos. Ambos aspectos están estrechamente relacionados: ante la necesidad de más salas de conferencias, una organización podría concluir que necesita una planta adicional. Sin embargo, al reconocer una baja utilización de los puestos de trabajo, la organización podría convertir esos espacios en salas de conferencias y satisfacer la necesidad sin ampliar su superficie.

Por lo tanto, los datos permiten a la organización ajustar el tamaño de su cartera inmobiliaria y minimizar los costes. También permiten ofrecer más espacios que el personal desea utilizar, lo que beneficia la productividad, así como la retención y captación de talento. Las organizaciones se encontrarán en una nueva fase de competencia por el talento a medida que el personal regrese a la oficina y evalúe qué tan bien se adapta el entorno laboral híbrido a sus necesidades en comparación con lo que ofrecen otras empresas.

Los datos deben recopilarse de forma continua, ya que las tendencias predominantes en la primera oleada de regreso podrían no perdurar. Quienes tienen hijos pequeños en casa pueden estar deseando volver, mientras que otros pueden seguir siendo reticentes tras el COVID. Tres o seis meses después, la demanda puede haber cambiado y es imposible predecir con exactitud cómo. Las organizaciones deben ser ágiles y tener la capacidad de adaptarse a la demanda cambiante basándose en datos de uso en tiempo real.

Cómo recopilar los datos

Los sistemas de medición directa son la mejor forma de recopilar datos cuantitativos de uso. Un sistema de medición de ocupación, junto con otras aplicaciones para el lugar de trabajo, indicará con precisión la frecuencia con la que el personal utiliza un espacio determinado. Al integrarse con otros sistemas, la medición de la ocupación también puede proporcionar eficiencias automatizadas de gestión de edificios en tiempo real, como encender y apagar las luces cuando las personas entran y salen de una sala (más rápido que el típico sensor infrarrojo pasivo), reservar una sala en el sistema cuando alguien entra, devolverla como disponible cuando nadie se presenta a una reunión o iniciar una videoconferencia cuando los participantes entran en la sala.

La medición indirecta a través de los sistemas tecnológicos existentes también es posible. Muchos de los sistemas que las empresas ya tienen implementados, como el control de acceso, las reservas de salas y las videoconferencias, pueden generar datos de uso procesables si se comparan entre sí. La pieza que falta para capitalizar los sistemas existentes es un software que agregue y analice los datos para establecer un flujo de información.

Las encuestas vinculadas a las aplicaciones de experiencia digital en el lugar de trabajo pueden proporcionar datos cualitativos valiosos. Sin embargo, las encuestas por sí solas no ofrecerán una fuente de datos fiable, ya que lo que los encuestados dicen a menudo difiere de lo que hacen. Por ejemplo, a un encuestado podría encantarle la idea del nuevo espacio de biblioteca de la oficina, pero en realidad podría usarlo rara vez, por lo que probablemente no sea algo en lo que la empresa deba invertir para replicarlo en otras ubicaciones.

Conectar todos estos sistemas requiere una canalización de datos similar a la que las organizaciones ya pueden tener implementada en otras áreas de su negocio. El desafío con una canalización de datos inmobiliarios es que los propietarios de los sistemas suelen estar repartidos en diferentes grupos que, a menudo, solo tienen acceso a una parte de los datos necesarios para obtener información útil. La plataforma de análisis del lugar de trabajo al final de la canalización de datos proporciona una interfaz de informes coherente para que todas las partes interesadas evalúen el rendimiento y la utilización de sus espacios medidos. Esta perspectiva unificada ofrece la información necesaria para la toma de decisiones fundamentadas.

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