Pour optimiser l'espace de travail hybride, collectez des données dès le premier jour

Nous avons désormais beaucoup entendu parler du travail hybride et de ce qu'il impliquera. Les entreprises sont confrontées à deux questions majeures : de quelle surface de bureaux ont-elles réellement besoin et comment répartir cet espace entre les différents usages (bureaux flexibles, salles de conférence, espaces de collaboration) ? La seule façon de répondre à ces questions avec certitude est de commencer par une configuration expérimentale et de collecter des données sur la manière dont le personnel l'utilise, avec l'intention de l'optimiser au fil du temps.

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Pourquoi les données sont essentielles

Les données d'utilisation révéleront si l'entreprise a besoin de plus d'espace de bureau ou si elle peut réduire son empreinte immobilière, tout en indiquant comment ajuster la répartition des usages. Les deux sont étroitement liés : face à un besoin accru de salles de conférence, une entreprise pourrait conclure qu'elle a besoin d'un étage supplémentaire. Cependant, en constatant une faible utilisation des postes de travail, elle pourrait convertir ces espaces en salles de réunion et répondre au besoin sans augmenter sa surface totale.

Les données permettent ainsi à l'entreprise d'ajuster la taille de son portefeuille immobilier et de minimiser ses coûts. Elles permettent également de proposer davantage d'espaces que le personnel souhaite utiliser, favorisant ainsi la productivité, la rétention et le recrutement. Les entreprises entreront dans une nouvelle phase de compétition pour les talents à mesure que le personnel retournera au bureau et évaluera si l'environnement hybride répond à ses besoins par rapport à ce que proposent les autres entreprises.

Les données doivent être collectées en continu, car les tendances observées lors de la première vague de retour pourraient ne pas durer. Les personnes ayant de jeunes enfants à la maison peuvent être impatientes de revenir, tandis que d'autres peuvent rester réticentes suite au COVID. Trois à six mois plus tard, la demande peut avoir évolué, et il est impossible de prédire précisément comment. Les entreprises doivent faire preuve d'agilité et être capables de s'adapter à l'évolution de la demande grâce à des données d'utilisation en temps réel.

Comment collecter les données

Les systèmes de mesure directe sont le meilleur moyen de recueillir des données quantitatives sur l'utilisation. Un système de mesure de l'occupation couplé à d'autres applications de travail indiquera précisément la fréquence d'utilisation d'un espace donné. En s'intégrant à d'autres systèmes, la mesure de l'occupation peut également offrir des gains d'efficacité automatisés en temps réel, comme l'allumage et l'extinction des lumières lors des entrées et sorties (plus rapidement qu'un capteur infrarouge passif classique), la réservation automatique d'une salle lors de l'arrivée des occupants, la remise à disposition si personne ne se présente à une réunion, ou le lancement d'une visioconférence dès l'arrivée des participants.

La mesure indirecte via les systèmes technologiques existants est également possible. De nombreux outils déjà en place, tels que le contrôle d'accès, la réservation de salles et la visioconférence, peuvent générer des données d'utilisation exploitables s'ils sont croisés entre eux. L'élément manquant pour tirer parti des systèmes existants est un logiciel capable d'agréger et d'analyser ces données pour établir un flux d'informations cohérent.

Les enquêtes intégrées aux applications d'expérience de travail numérique peuvent fournir des données qualitatives précieuses. Cependant, les sondages seuls ne constitueront pas une source de données fiable, car ce que les répondants disent diffère souvent de ce qu'ils font. Par exemple, un répondant peut adorer l'idée du nouvel espace bibliothèque du bureau, mais ne l'utiliser en réalité que très rarement ; il ne s'agit donc probablement pas d'un aménagement que l'entreprise devrait reproduire sur d'autres sites.

Relier tous ces systèmes nécessite un pipeline de données similaire à ceux que les entreprises ont peut-être déjà déployés dans d'autres secteurs de leur activité. La difficulté avec un pipeline de données immobilières réside dans le fait que les responsables des systèmes sont généralement répartis au sein de différents groupes, qui n'ont souvent accès qu'à une partie des données nécessaires pour obtenir des informations exploitables. La plateforme d'analyse de l'espace de travail située à l'extrémité du pipeline de données offre une interface de reporting cohérente permettant à toutes les parties prenantes d'évaluer la performance et l'utilisation des espaces mesurés. Cette perspective unifiée fournit les informations nécessaires à une prise de décision éclairée.

TEECOM peut vous aider

TEECOM aide les entreprises à formuler et à mettre en œuvre des stratégies d'espace de travail numérique, en déterminant les systèmes technologiques nécessaires pour soutenir leur futur environnement de travail. Pour poursuivre la discussion, utilisez le formulaire Contactez TEECOM situé en bas de page.

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